MICRO SOFT WORD NOTES

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MS Office

यह एक आफिसियल साफ्टवेयर (Official Software) है ।यह कई Application Software का संग्रह है ।जो आफिस कि सभी जरुरतो को पूरा करता है इसको अमेरिका की कम्पनी माइक्रोसाफ्ट ने विकसित किया है इस कम्पनी के अध्यक्ष दुनिया के सबसे अमीर व्यक्ति Bill Gates है ।

MS office का पूरा नाम Microsoft office है । इसमे ms office के अन्दर पाये जाने वाले software word, excel, Power Point, Outlook and access है जो आफिस कि सभी जरूरतो को पूरा करते है।

MS Word

Microsoft Word ऍम एस ऑफिस का ही एक Software हैं| जिसकोMicrosoft Company द्वारा बनाया गया था यह Software विश्व में सबसे अधिक प्रयोग में आने वाला Software हैं | इसे संक्षिप्त में MS Word भी कहा जाता हैं | Microsoft Word का प्रयोग Letter Writing, Resume, Mail Merge आदि कार्यों के लिए किया जाता है इसलिए Microsoft Word कोWord Processing के नाम से भी जाना जाता हैं |

शब्द लिखना, वाक्य बनाना, पैराग्राफ बनाना, पृष्ठ तैयार करना इस प्रकार की सभी प्रक्रियाओ के द्वारा अपनी बात को सुनियोजित ढंग से प्रस्तुत करना Word Processing कहलाता हैं अपने हाथ से पेंसिल या पेन की सहायता से की गई प्रक्रिया मानवीय शब्द प्रक्रिया कहलाती हैं परन्तु जब यही कार्य कंप्यूटर की सहायता से किया जाता है तब यह इलेक्ट्रोनिक वर्ड प्रोसेसिंग कहलाती हैं |

Features of MS Word-

Page Formatting

Editing of text

Spelling and Grammar Check

Use of Thesaurus

Page Numbering

Column

Mail Merge

Create a Table

Auto Text

Auto Correct

Header & Footer

Find & Replace

Styles & Formatting

Insert Bullets

··         MS Office यह एक आफिसियल साफ्टवेयर (Official Software) है ।यह कई Application Software का संग्रह है ।जो आफिस कि सभी जरुरतो को पूरा करता है...

MS Word In Hindi:

Getting Started :

Learn MS Word Hindi. एमएस वर्ड 2016 / 2010 / 2007 को स्‍टार्ट करने के लिए  एमएस वर्ड 2016 / 2010 / 2007 के डेस्‍कटॉप आइकन पर क्लिक करें या Start-All Programs-Microsoft Office-Microsoft Word 2010 में जाएं।

 Learn MS Word Hindi:

Window of  एमएस वर्ड 2016 / 2010 / 2007 looks like –

Office Element :

1) Title Bar :

यह वर्ड विंडो के सबसे उपर स्थित होता है। यह जिस डॉक्युमेंट्स में आप वर्तमान में काम कर रहे हैं उसका नाम डिस्‍प्‍ले करता है। टाइटल बार के दाईं ओरMinimize, Maximize/Restore और Close के बटन होते है। और इसके लेफ्ट साइड में एक Quick Access टूल बार होता है।

 2) Ribbon:

रिबन पहले के वर्जन के मेनू और टूलबार की जगह में आया हैं। इसमें विशिष्‍ट टास्‍क से संबंधित कमांडस् को ब्राउज़ करने के लिए टैब होते है। इसके आगे यह टैब ग्रुप में डिवाइड होते हैं।

हम इस रिबन को हाइड भी कर सकते है, इसके लिए इस रिबन पर कहीं भी राइट क्लिक कर Minimize the Ribbon button पर राइट क्लिक करें या फिर राइड साइड के Minimize the Ribbon (Ctrl+F1) बटन पर क्लिक करें। रिबन को हाइड करने पर आपको काम करने के लिए अधिक स्‍पेस मिलती है। रिबन को फिर से अनहाइड करने के लिए Expand the Ribbon (Ctrl+F1) बटन पर क्लिक करें।

 Ribbon Contains Three Main Parts –

i) Tabs – यह टास्‍क ओरिएंटेड होते है और रिबन के टॉप पर स्थित होते हैं। उदाहरण के लिए, Home, Inset, Page Layout आदि।

ii) Groups- प्रत्येक टैब आगे सब टास्‍क में डिवाइड किया गया है। उदाहरण के लिए, Home टैब को Clipboard, Font, Paragraph, Styles और Editing ग्रुप में बांटा गया है। हर ग्रुप के राइट साइड में एक छोटा ऐरो होता है, जिसे Dialog Box Launcher कहा जाता है। इसपर क्लिक करने पर अतिरिक्त ऑप्‍शन उपलब्‍ध होते है।

iii) Command Buttons – यह बटन्‍स प्रत्येक ग्रुप के रिलेटिव होते हैं। उदाहरण के लिए, Font ग्रुप में Bold, Italic, Underline आदि कमांडस् बटन्‍स शामिल होते है।

 Tabs That Appear Only When You Need Them

उपर दिए गए टैब्‍स के अलावा,  यहाँ टैब्स के अन्य प्रकार भी हैं। लेकिन वे जब आप उनसे संबंधित टास्‍क कर रहे होते है, तभी दिखाई देते है।

 Contextual Tools : जब आप किसी ऑब्‍जेक्‍ट पर काम कर रहे होते है और जब आप उस ऑब्‍जेक्‍ट को सिलेक्‍ट करते है, तब यह टैब आपको दिखाई देगा।

e.g. –वर्ड में एक इमेज इन्सर्ट करें।

जब आप इमेज को सिलेक्‍ट करेंगे, तब आप Format Tab रिबन के राइट साइड में देख सकते है।

 3) File Button :

यह बटन वर्ड विंडो के उपर लेफ्ट कॉर्नर में होता है। इस बटन पर New, Open, Save, Save As, Print and Close जैसे कमांड के बटन होते है।

 4) Quick Access Toolbar:

Office बटन के राइट साइड में Quick Access Toolbar होता है, जिसमें हमेशा इस्‍तेमाल होने वाले आइटम के बटन होते है। उदा, Save, औरUndo या Redo बटन। इस टूलबार में और बटन्‍स को एड करने के लिए इसके राइड साइड के छोटे ऐरो पर क्लिक करें‍।

 5) The Status Bar

स्‍टेटस बार विंडो के निचे स्थित होता है और इसमें वर्तमान पेज नंबर,सेक्‍शन, डॉक्युमेंट्स में कुल शब्‍दों की संख्‍या आदि डिस्‍प्‍ले होता है। इस बार पर राइट क्लिक कर आप अन्‍रू ऑप्‍शन सिलेक्‍ट कर सकते है।

 5) Zoom Slider

विंडो के राइट कॉर्नर में स्‍टेटस बार पर यह Zoom slider होता है। डॉक्युमेंट को अलग अलग जूम के परसेंटेज देखने के लिए प्‍लस या माइनस बटन पर क्लिक करें।

 6) Document View Buttons

Zoom Slider के लेफ्ट साइड में Document View बटन्‍स होते है। अपने डॉक्‍युमेंट को Print Layout, Full Screen, Web Layout, Outline याDraft में देखने के लिए आप इनमेंसे किसी एक पर क्लिक कर सकते है।

Menu In MS Word 2010

1) File :

File मेनू में निचें के कमांडस्‍ है:

a) Save (Ctrl+S) : इस कमांड को डॉक्‍युमेंट सेव करने के लिए यूज किया जाता है। जब आप इस कमांड पर क्लिक करते है, तब निचें का एक डायलॉग बॉक्‍स दिखाई देता है।

File Name : यहाँ आप फाइल के लिए नाम दे सकते है।

Save As : यहाँ फाइल फॉर्मेट  एक लिस्‍ट होती है, जिसमें वह फाइल सेव होती है। डिफ़ॉल्ट रूप से यहाँ  

Word Document फॉर्मेट सिलेक्‍ट होता है, जिसमें यह डॉक्‍युमेंट वर्ड2010 के फॉर्मेट मे सेव किया जाता है।

अगर आप पूराने वर्जन में सेव करना चाहते है, तो Word 97-2003 फॉर्मेट को सिलेक्‍ट करें।

यदि आप इस फाइल को पीडीएफ फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो PDFसिलेक्‍ट करें।

यदि आप इस फाइल को वेब पेज फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो web page सिलेक्‍ट करें।

 Tools : यह बटन Save के लेफ्ट साइड में होता है। इसमें डॉक्‍युमेंट सेव करने के लिए अतिरिक्‍त्‍ ऑप्‍शन होते है। यहाँ आप अपने डॉक्‍युमेंट को प्रोटेक्‍ट करने के लिए पासवर्ड सेट कर सकते है।

 b) Save As :

यदि आप पहले से क्रिएट फाइल को दूसरे नाम से या दूसरे फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो Save As कमांड का उपयोग करें।

 c) Open (Ctrl+O):

पहले से क्रिएट डॉक्‍युमेंट फाइल को ओपन करने के लिए यह कमांड होती है। जब आप इस कमांड पर क्लिक करते है, तब एक डॉयलॉग बॉक्‍स ओपन होता है, जिसमें आपको अपने फाइल का पाथ देता है। फिर Openबटन पर क्लिक करना होता है।

 d) Close :

बिना एमएस वर्ड क्‍लोज किए ओपन फाइल को क्‍लोज करने के लिए इस कमांड का उपयोग करें।

e) Info :

इसमें करंट डॉक्यूमेंट से संबंधित निम्‍न जानकारी होती है –

i) Product Activation : इसमें Office 2010 के लाइसेंस की जानकारी होती है।

ii) Permission : दूसरे यूजर्स से अपने फाइल को प्रोटेक्‍ट करने के लिए यहाँ आप एक पासवर्ड सेट कर सकते है। लेकिन याद रहे की अगर आप यह पासवर्ड भूल गए तो इस पासवर्ड को पुनः प्राप्त नही कर सकते।

 f) Recent :

यहाँ पिछली बार ओपन किए डॉक्‍यूमेंट फाइलों की एक लिस्‍ट होती है,जिनपर क्लिक करने से आप तुरंत वे फाइलें ओपन कर सकते है।

 g) New (Ctrl+N):

 इस कमांड को उपयोग एक ब्‍लैंक डॉक्‍यूमेंट क्रिएट करने के लिए होता है। इसके साथ ही यहाँ कई टेम्प्लेट्स भी होते है।

  

h) Print (Ctrl+P):

डॉक्‍यूमेंट को प्रिंट करने के लिए इस कमांड का उपयोग होता है। इसमें निचें के ऑप्‍शन होते है –

i) Print : इस बटन पर क्लिक करने पर फाइल को प्रिंट करने के लिए भेज दिया जाता है।

ii) Copies : यहाँ से आप इस डॉक्‍यूमेंट की कितनी कॉपीज़ प्रिंट करनी है यह तय कर सकते है।

iii) Printer : यहाँ आपके पीसी पर इंस्‍टॉल प्रिंटर कि लिस्‍ट होती है,जिसमें से आपको प्रिंटर सिलेक्‍ट करना होता है।

iv) Settings : यहाँ इस फाइल के कौनसे पेजेस को प्रिंट करना है, यह तय कर सकते है।

Home Tab -होम टैब

 होम टैब के अंदर सबसे पहले क्लिपबोर्ड ग्रुप में जानते है क्लिपबोर्ड ग्रुप में कई अलग-अलग टूल्स होते हैं | सबसे पहले फॉर्मेट पेंटर, इसकी मदद से आप किसी भी टेक्स्ट की फॉर्मेटिंग को कॉपी करके किसी दुसरे टेक्स्ट या पैराग्राफ पर अप्लाई कर सकते हैं | फॉर्मेट कॉपी करने की शॉर्टकट की  

Ctrl+Shift+C होती है इससे आप फॉर्मेट कॉपी कर सकते हैं और फॉर्मेट पेस्ट करने के लिए  

Ctrl+Shift+V करना होता है |

Copy – कॉपी इसकी मदद से आप अपना डाटा या मेटर कॉपी कर सकते हैं किसी भी मेटर को कॉपी करने से पहले सेलेक्ट करें और फिर कॉपी करें | कॉपी करने के लिए आप कीबोर्ड से सीधे  

Ctrl+C भी दबा सकते हैं, और पेस्ट करने के लिए पेस्ट टूल्स पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से 

 सीधे Ctrl+V दबाएँ |

Cut – कट करने के लिए कसी भी टेक्स्ट या इमेज सेलेक्ट करें और कट करें या सीधे अपने कीबोर्ड से Ctrl+X दबाएँ वह चीजं कट हो जाएगी, और फिर पेस्ट करने के लिए पेस्ट टूल्स पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से सीधे Ctrl+V दबाएँ|

Paste Special – पेस्ट स्पेशल यह आप्शन पेस्ट के अंदर ही होता है | पेस्ट स्पेशल का उपयोग किसी स्पेशल तरह से टेक्स्ट पेस्ट करने के लिए करते हैं |पेस्ट स्पेशल का उपयोग करने के लिए पहले किसी पैराग्राफ को कॉपी करें फिर पेस्ट स्पेशल करें |

ध्यान रखें जब भी आप टेक्स्ट कॉपी या कट करते है तो वह क्लिपबोर्ड में आ जाता है और क्लिपबोर्ड में ज्यादा से ज्यादा 24 अक्षर ही रखा जा सकता है |इसलिए सभी टेक्स्ट क्लिपबोर्ड में सेव नहीं होते हैं | क्लिपबोर्ड को आप खाली भी रख सकते है इसके लिए आप को उसमें के टेक्स्ट डिलीट करने होंगें |क्लिपबोर्ड खोलने के लिए क्लिपबोर्ड बटन पर क्लिक करें |

 माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फॉण्ट ग्रुप का उपयोग

Font Group – फॉण्ट ग्रुप

फॉण्ट ग्रुप के अंदर आपको टेक्स्ट पर करने जाने वाले सभी तरह के फॉर्मेटिंग मिल जाते हैं इसकी मदद से आप अपने टेक्स्ट को अलग-अलग तरह से डिजाईन कर सकते हैं | जैसे: फॉण्ट स्टाइल, बोल्ट इत्यादि |

Font – फॉण्ट स्टाइल की मदद से आप अपने फाइल में लिखे गये टेक्स्ट को अलग-अलग तरह से डिजाईन दे सकते हैं | इसका शॉर्टकट की Ctrl+Shift+Fहै |

Font Size –इसकी मदद से आप टेक्स्ट या नंबर की साइज़ बड़ा या छोटा कर सकते हैं | इसका शॉर्टकट के Ctrl+Shift+P होता है |

B-Bolt – बोल्ट यानि टेक्स्ट या नंबर को मोटा करना, इसकी मदद से आप टेक्स्ट या नंबर को मोटा कर सकते हैं |इसका शॉर्टकट की Ctrl+B है

I-Italic – इटैलिक से टेक्स्ट को तिरछा किया जाता है, इससे आप टेक्स्ट या नंबर को तिरछा कर सकते हैं | इसका शॉर्टकट की Ctrl+I है

U-Underline –अंडरलाइन इससे आप टेक्स्ट को अंडरलाइन कर सकते है,इसका शॉर्टकट की  

Ctrl+U है | माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में 16 तरह के अंडर लाइन मौजूद है | इसके साथ ही अगर आप कलर में अंडरलाइन का उपयोग करना चाहते है तो अंडरलाइन कलर का उपयोग कर सकते हैं |

Abc  -Strikethrough – इसका इस्तेमाल कट करने के लिए होता है जैसे आप किसी टेक्स्ट, लाइन या पैराग्राफ को पर कट लाइन लगाना चाहते है तो इसका उपयोग कर सकते हैं इससे यह पता चलेगा कि वह गलत है |

X₂ –Subscript – इसका उपयोग टेक्स्ट या नंबर को नीचे रखने के लिए किया जाता है |

X² –Super Subscript – इसका उपयोग टेक्स्ट या नंबर को ऊपर रखने के लिए किया जाता है |

Change Case – चेंज केस का उपयोग टेक्स्ट पर किया जाता है यह 5प्रकार के होते है –

1.      Sentence Case – लाइन या पैराग्राफ का पहला अक्षर कैपिटल करने के लिए |

2.      Lower Case – लाइन या पैराग्राफ का पहला अक्षर छोटा करने के लिए |

3.      UPPERCASE – लाइन या पैराग्राफ का पूरा अक्षर कैपिटल करने के लिए |

4.      Capitalize Each Word –पहला अक्षर कैपिटल करने के लिए |

5.      Toggle Case – लाइन या पैराग्राफ का पहला अक्षर छोटा करने के लिए |

Text Highlight Color – लाइन या पैराग्राफ पर कलर करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं |

Font Color – टेक्स्ट या नंबर को कलर करने के लिए फॉण्ट कलर का उपयोग कर सकते हैं |

Clear Formatting –इसका उपयोग टेक्स्ट या नंबर पर से सभी तरह की फॉर्मेटिंग हटाने के लिए कर सकते हैं | क्लियर फॉर्मेटिंग का शॉर्टकट की Ctrl+ Space bar होता है |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पैराग्राफ ग्रुप का उपयोग

Paragraph Group – पैराग्राफग्रुप

पैराग्राफ ग्रुप में टेक्स्ट लाइन या पैराग्राफ और नंबर को फॉर्मेटिंग करने के सभी लेआउट उपलब्ध है |

Bullets – अगर आप बुल्लेट्स लगा कर लिखना चाहते है तो बुल्लेट्स का उपयोग कर सकते हैं |

Numbering – अगर आप बुल्लेट्स के आलावा Number लगा कर लिखना चाहते है तो Number का उपयोग कर सकते हैं, और अगर आपको अलग-अलग तरह के पॉइंट के अंदर पॉइंट लिखना है तो आप Multilevel List का उपयोग कर सकते हैं |

Decrease Indent – इससे आप पैराग्राफ या लाइन को लेफ्ट साइड में खिसका सकते हैं

Increase Indent – इससे आप पैराग्राफ या लाइन को राईट साइड में खिसका सकते हैं

Sort – सॉर्ट का उपयोग कर आप किसी भी लाइन पैराग्राफ या किसी नाम कोAscending या  

Descending कर सकते हैं |

Show/Hide – शो और हाईड का उपयोग पैराग्राफ देखने के लिए किया जाता है | जब आप इस पर क्लिक करेंगें तो यह आप दिखाएगा कि आपके फाइल में पैराग्राफ कहाँ पर खत्म हो रहा है |

Alignment –एलाइनमेंट

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एलाइनमेंट मुख्यतः चार प्रकार के होते है | एलाइनमेंट का उपयोग डॉक्यूमेंट में लिखने के लिए किया जाता है, एलाइनमेंट हमें यह दर्शाता है कि हम फाइल में काम करेंगें तो वह किस साइड से आरम्भ होगा | तो आइये जानते है इन चारों एलाइनमेंट के बारे में …

1.      Left Alignment (Ctrl+L) – लेफ्ट एलाइनमेंट का उपयोग लेफ्ट साइड से लिखने के लिए करते हैं | लेफ्ट एलाइनमेंट का उपयोग करने के लिए इस पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से सीधे कण्ट्रोल के साथ एल दबाएँ (Ctrl+L) .

2.      Centre Alignment (Ctrl+E) – सेंटर एलाइनमेंट का उपयोग सेण्टर साइड से लिखने के लिए करते हैं | सेंटर एलाइनमेंट का उपयोग करने के लिए इस पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से सीधे कण्ट्रोल के साथ ई दबाएँ (Ctrl+E) .

3.      Right Alignment (Ctrl+R) – राईट एलाइनमेंट का उपयोग राईट साइड से लिखने के लिए करते हैं | राईट एलाइनमेंट का उपयोग करने के लिए इस पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से सीधे कण्ट्रोल के साथ आर दबाएँ (Ctrl+R) .

4.      Justify Alignment (Ctrl+J) – Justify यह एलाइनमेंट सबसे अलग है, जब आप कोई पैराग्राफ अपने फाइल में देखते है ध्यान से तो उसमें कुछ लाइन इधर-उधर नजर आते है यानि आगे-पीछे इन्हें बराबर एक कतार में करने के लिए Justify एलाइनमेंट का उपयोग किया जाता है, इसे करने के लिए पैराग्राफ को सेलेक्ट करें और Justify पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से सीधे कण्ट्रोल के साथ जे दबाएँ (Ctrl+J) .

Line Spacing – इसका उपयोग कर आप अपने पैराग्राफ के बीच स्पेस दे सकते है | बैसे तो नार्मल लाइन speacing 1.15 होता है, और यह अपने आप सेट होता है लेकिन अगर आप लाइन Spacing बढ़ाना या घटाना चाहते है तो आप यहाँ से चुन सकते हैं | इसके लिए आप कीबोर्ड से कण्ट्रोल के साथ ऊपर के नंबर में से 2 या 5 दबा कर भी डायरेक्ट बढ़ा सकते हैं |

Shading – शेडिंग यानि कलर करना अगर आप किसी लाइन या पैराग्राफ पर शेडिंग कलर करना चाहते है तो इसका उपयोग कर सकते हैं |

Bottom Border – बॉटम बॉर्डर पैराग्राफ या लाइन को बॉर्डर में करने के लिए आप बॉर्डर का उपयोग कर सकते है | इसमें आपको अलग-अलग तरह के कई तरह के बॉर्डर मेल जायेंगें |

 फाइंड और रिप्लेस करना

Styles – स्टाइल्स में आप अलग-अलग तरह फॉण्ट स्टाइल्स का इस्तेमाल कर सकते हैं |

यहाँ पर Editing Group में तीन ऑप्शन्स होते है |

Select All – इससे आप अपने पेज के सभी मेटर को एक बार में ही पूरा सेलेक्ट कर सकते है | पूरा सेलेक्ट करने के लिए Select All पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से कण्ट्रोल के साथ ए दबाएँ ( Ctrl+A )

Select Object – पूरा सेलेक्ट करने के बाद सेलेक्ट ऑब्जेक्ट से एक छोटा-सा लॉक लग जाता है अब इस लॉक को हटाने के लिए अपने पेज पर माउस डबल क्लिक करें |

Select Text With Similar Formatting – इससे एक जैसे फॉर्मेटिंग वाले सभी लाइन या पैराग्राफ अपने आप सेलेक्ट हो जाता है |

Change Styles –इसमे से आप पुराने फॉण्ट या स्टाइल ले सकते है | इसमें कलर भी है लेकिन यह कलर Smart Art और Chart में इस्तेमाल होता है |इस कलर को आप टेक्स्ट पर नहीं कर सकते हैं |

Find : माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में